Fallstudie Stadt Bergisch Gladbach

Die Stadt Bergisch Gladbach suchte nach einer IT-Lösung für die Planung, Verwaltung, Bescheiderstellung sowie Kontrolle im Bereich von Sondernutzungen und Veranstaltungen im öffentlichen Raum. LTC Baustellenmanagement sorgte für eine schnellere sowie effektivere Abwicklung aller Verwaltungsmaßnahmen, da dank der einheitlichen Programmnutzung und automatisierter Prozesse Mehrfacheingaben durch unterschiedliche Parteien entfielen. Hierdurch konnten große Zeit- und Kostenersparnisse für die Stadt realisiert werden.

Hierunter ein Interview mit Sebastian Höller, Stadt Bergisch Gladbach.

Sebastian-Holler

Was war für Bergisch Gladbach der Anlass, nach einer Lösung zur Digitalisierung der Arbeiten im öffentlichen Raum zu suchen?

In den letzten Jahren ist die Anzahl der Anträge stetig gestiegen. Trotz zusätzlicher personeller Kapazitäten konnte eine zeitnahe Bearbeitung von Anträgen nicht mehr gewährleistet werden. Auch für die erforderlichen Kontrollen im Außendienst verblieb kaum bis keine Zeit. Aus diesem Grund sollte durch eine digitale Lösung der Arbeitsablauf effektiver gestaltet und beschleunigt werden. Dies sollte nach Möglichkeit schon bei der Dateneingabe durch den Antragsteller beginnen. Durch die digitale Einbindung von beteiligten Stellen kann auch die Beteiligung z.B. von Polizei und Straßenbaubehörden für beide Seiten effektiver gehandhabt werden. Die automatisierte Erstellung von Bescheiden sowie die Erhebung von Gebühren beschleunigt und vereinfacht die Sachbearbeitung. Für die Stadt Bergisch Gladbach war es wichtig, durch eine neue IT-Lösung nicht nur Vorteile für die interne Sachbearbeitung zu schaffen, sondern ebenso den Arbeits- und Zeitaufwand für die Antragsteller zu verkürzen.

Können Sie etwas zu dem Erwerb der Software sagen? Wer war an dem Verfahren beteiligt (Interne/ Externe/ Abteilungen)?
Die Überprüfung von digitalen Lösungen zur Verwaltung von Arbeitsstellen, Veranstaltungen und Sondernutzungen wurde hauptsächlich durch die Abteilung Baustellenmanagement sowie den Sachbearbeitern der Straßenverkehrsbehörde betrieben. Die Produkte verschiedener Anbieter wurden begutachtet und teilweise bei anderen Kommunen im Einsatz beobachtet. Zusätzlich waren Kollegen vom Fachbereich Verkehrsflächen beteiligt, um eine Einbindung der bestehenden Aufbruchsverwaltung zu klären. Von Seiten der städtischen IT-Abteilung kamen technische und finanzielle Vorgaben. Auch die vertraglichen Aspekte wurden nach der Freigabe durch den städtischen Datenschutzbeauftragten zentral durch die IT-Abteilung abgewickelt.

Wie hat Bergisch Gladbach vor der LTC Software der Firma Andes gearbeitet?
Die Arbeitsstellen, Veranstaltungen und Sondernutzungen wurden manuell verwaltet. Alle Maßnahmen wurden mit den jeweiligen Daten mit der Hand in einer Excel-Tabelle erfasst. Die Bescheide wurden auf Basis einer Word-Vorlage erstellt. Hier mussten die Daten ebenfalls per Hand eingetragen werden. Für die Erhebung der Verwaltungsgebühren mussten die identischen Daten erneut händisch in das Kassenprogramm übertragen werden. Im digitalen Zeitalter war dies kein effektives Arbeiten. Bei Kontrollen im Außendienst standen die Daten vor Ort nicht zur Verfügung.

Welche Verbesserungen erwartet die Stadt Bergisch Gladbach aufgrund der Nutzung der LTC Software für das Baustellenmanagement?
Die Stadt Bergisch Gladbach erwartet für alle Beteiligten im Prozess eine schnellere und effektivere Abwicklung von Arbeitsvorgängen. Zudem sollen unnötige Mehrfacheingaben von Daten entfallen. Ein weiteres Ziel war es, dass Firmen nach dem Login auf Stammdaten zurückgreifen und beteiligende Stellen schnell und einfach eine Rückmeldung geben können. Insgesamt gehen wir davon aus, dass durch die technische Unterstützung ein effektiverer Arbeitsablauf mit entsprechender Zeitersparnis realisiert werden kann. Die gewonnene Zeit kann für eine verbesserte Vorplanung der Maßnahmen sowie regelmäßige Kontrollen genutzt werden. Auch für die Darstellung von Prozessen und den damit verbundenen Verkehrsstörungen z.B. für die Öffentlichkeitsarbeit, erwarten wir bessere externe Darstellungsmöglichkeiten.

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